Documenti interoperabili

ODF explained
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Scrivere documenti interoperabili significa produrre documenti che lasciano te e gli altri liberi di scegliere quali strumenti adoperare per leggerli e modificarli.

Una condizione necessaria affinché ciò sia possibile e che il formato adottato sia basato su standard aperti e neutrali rispetto a vendor specifici, come è il caso di ODF. Adottare un formato standard come ODF significa anche che i documenti che produciamo oggi saranno accessibili anche in futuro, proprio perché esiste una specifica aperta che permette a chiunque di scrivere un filtro di conversione/estrazione delle informazioni, liberandosi dalla dipendenza da una singola società. Gli utenti e le organizzazioni dovrebbero sempre ricordare che i formati di documento chiusi limitano non solo la libertà ma anche la proprietà del patrimonio informativo.

Il documento Interoperabilità dei documenti digitali e libertà degli utenti di Italo Vignoli spiega che

L’interoperabilità dei documenti è una condizione fondamentale per la libertà
dei documenti stessi, e di conseguenza per la libertà degli utenti. Per arrivare a
produrre documenti interoperabili e quindi liberi, dobbiamo modificare le
nostre abitudini, e tenere in considerazione dettagli che fanno la differenza: la
suite per ufficio, il formato dei documenti, le font, i modelli e gli stili.

Alla fine di questo processo di apprendimento, ci renderemo conto che solo
pensare all’interoperabilità durante la fase di impostazione del documento ci
consentirà di ottenere un documento perfettamente interoperabile, che
potremo scambiare in modo trasparente con qualsiasi altro utente.

Obiettivo di questa pagina quindi è indicare un insieme di buone pratiche da seguire per favorire l’interoperabilità.

Usare font libere

L’aspetto dei documenti dipende anche dalle font utilizzate. Per assicurare la coerenza visuale tra i documenti tra diverse piattaforme hardware e diversi sistemi operativi dobbiamo utilizzare font che possano essere installate su qualsiasi PC e distribuite senza nessuna limitazione.

Le font libere, tra l’altro, sono facilissime da trovare in rete, e ci sono diversi siti che offrono un’ampia selezione in grado di soddisfare qualsiasi esigenza: Google Font, con oltre 700 famiglie di font; Open Font Library, con circa 800 librerie di font; e Font Squirrel, con un’ampia selezione.

Quando un documento che utilizza certi font viene aperto su un altro sistema in cui quei font non sono installati, normalmente viene visualizzato utilizzando un font simile tra quelli disponibili. Ciò permette di accedere al documento ma ha l’inconveniente di cambiarne l’aspetto. Ecco perché dobbiamo evitare di utilizzare font proprietarie e con vincoli di licenza, come ad esempio le font Calibri e Cambria, distribuite e utilizzate come default in Microsoft Office: queste font non sono generalmente installate su computer su cui non sia installato Microsoft Office e oltretutto sono coperte da una licenza che ne impedisce l’utilizzo al di fuori della suite d’ufficio di Microsoft.

LibreOffice installa solo font con licenze libere. Tra queste ricordiamo le font Carlito e Caladea che sono rispettivamente isometriche alle due font proprietarie citate sopra e quindi garantiscono che il documento manterrà lo stesso aspetto.

Usare modelli e stili

Sempre nel documento citato di Italo Vignoli leggiamo:

I modelli e gli stili aiutano gli utenti a generare dei tag compatibili con lo standard XML per descrivere i diversi elementi (titoli, sottotitoli, intestazioni, pié di pagina, paragrafi, numeri delle pagine, contenuti delle celle, eccetera). Un tag XML compatibile con lo standard è facile da riprodurre per il software, e questo si traduce in un documento identico all’originale. Infatti, ogni elemento del documento ha un tag – come <title> o <text> – che descrive la funzione, oppure la font e le sue dimensioni, o gli attributi come il peso del carattere (normale, grassetto o corsivo) e l’allineamento. L’assenza del tag XML standard rappresenta un problema per il software che deve interpretare il documento, in quanto il tag generico viene interpretato in modo diverso dal tag standard, per cui l’aspetto finale può essere anche molto distante da quello iniziale del documento, a seconda del comportamento del software.

L’utilizzo di modelli stili è fondamentale non solo per facilitare l’interoperabilità ma anche per scrivere i documenti in modo “intelligente”, diminuendo il lavoro e facilitandone la manutenzione. Lo stile definisce un insieme di caratteristiche di una componente del documento (ad esempio: carattere, paragrafo, elenco, cornice, pagina) come la font da utilizzare, la spaziatura, l’orientamento, etc. Diverse parti del documento che devono essere formattate nello stesso modo saranno associate a uno stesso stile.

In particolare, dev’essere assolutamente evitato l’uso di ‘spazi’ e ‘a capo’ per posizionare il testo nelle pagine. La funzione degli spazi è quella di separare tra loro le diverse parole mentre la funzione dei ritorni a capo è quella di separare tra loro i diversi paragrafi. Al loro posto utilizzare tabulazioni e rientri e le spaziature prima e dopo il paragrafo. Attivare Visualizza–Caratteri non stampabili per evidenziare gli spazi e i ritorni a capo.

Deve anche essere evitato l’utilizzo delle tabelle nelle intestazioni (header) e nei piè di pagina (footer). Al loro posto utilizzare tabulazioni e allineamenti.

LibreOffice favorisce l’utilizzo degli stili, che possono essere selezionati e modificati attraverso la tendina presente nella barra degli strumenti e le barre laterali Proprietà e Stili e formattazione.