Conversione di documenti

La conversione di documenti esistenti al formato standard ODF è una trasformazione che ci permette di abbandonare il formato attuale che è un formato proprietario con una serie di svantaggi:

  • la sua specifica non è o non è del tutto aperta, obbligando così chi deve utilizzare il documento ad acquistare il software proprietario, software che oltretutto per funzionare richiede determinate versioni di sistemi operativi proprietari; ciò limita la possibilità di inter-operare con altri utenti;
  • è un formato che, inoltre, dipende da una certa versione del software Office, il documento rischia di non poter essere aperto con versioni precedenti; ciò limita ulteriormente l’interoperabilità con gli altri utenti;
  • non rispetta o rispetta in modo molto limitato gli standard esistenti (ad esempio sulla rappresentazione delle date, dei colori, dei nomi dei moduli, etc.);
  • è quindi un formato che crea una dipendenza da uno specifico produttore e da uno specifico software e che per questo priva l’utente e l’organizzazione del pieno controllo sul patrimonio informativo;
  • è stato riconosciuto come uno dei principali veicoli di propagazione di malware e virus.

Il formato ODF è invece un formato pienamente standard con una specifica aperta, utilizzato da LibreOffice e da oltre 130 altri software, esente dai problemi menzionati sopra.

Nel convertire un documento al formato ODF può essere d’aiuto verificare di svolgere i passi seguenti.

Attivare la visualizzazione dei caratteri speciali

Questa visualizzazione ci permette di vedere meglio com’è costruito il documento e costituisce un aiuto prezioso durante il processo di conversione.

Posizionare correttamente i contenuti

Come spiegato alla pagina Documenti interoperabili occorre evitare di utilizzare spazi e ritorni a capo per posizionare i contenuti; al loro posto utilizzare invece gli appositi attributi di spaziatura orizzontale e verticale dei diversi elementi (paragrafi, immagini, tabelle, cornici, etc.).

Inoltre, occorre sostituire eventuali tabelle presenti nelle intestazioni (header) e piè di pagina (footer), utilizzate per posizionare i contenuti con opportune tabulazioni o allineamenti.

Utilizzare estesamente gli stili

Come spiegato alla pagina Documenti interoperabili occorre cercare di ridurre al minimo l’utilizzo della formattazione diretta in favore dell’utilizzo degli stili.

Utilizzare ove possibile gli stili per caratterizzare i vari elementi del documento: intestazioni, titoli e contenuti tabelle, elenchi puntati e numerati, corpo del testo, citazioni, ecc. Quindi intervenire sulle caratteristiche dello stile per conferire uniformità, semplificare e rendere agevole la formattazione del documento. Ove ci siano elementi ripetuti con esigenze di formattazione particolari si può anche creare un nuovo stile, magari basandolo su uno esistente.

LibreOffice permette di creare un nuovo stile a partire dagli attributi del testo selezionato.

Il concetto di stile si declina sui diversi elementi costitutivi di un documento: caratteri, paragrafi, pagine, cornici ed elenchi.

Una volta creato e assegnato a una determinata porzione del documento uno stile, conviene eliminare ove possibile la formattazione diretta, in modo da semplificare interventi successivi di formattazione attraverso l’uso degli stili. LibreOffice offre un’apposita funzione (Formato – Cancella formattazione diretta oppure la scorciatoia da tastiera Ctrl-M).

Sostituzione di font proprietarie con font libere

Come spiegato alla pagina Documenti interoperabili un aspetto importante per garantire che il documento possa mantenere lo stesso aspetto quando viene aperto su un sistema differente da quello su cui è stato creato è utilizzare font libere. Inoltre, le font proprietarie devono essere eliminate poiché possono, come nel caso delle font Calibri e Cambria installate insieme a Office, essere coperte da licenze che ne impediscono l’utilizzo al di fuori di Office.

Ciò che conviene comunque fare è modificare lo stile predefinito, ovvero lo stile base da cui vengono ereditati gli altri, in modo da utilizzare il font libero Carlito al posto di quello proprietario Calibri (analogamente, ove fosse utilizzato il font Cambria, sostituendolo con il rispettivo font isometrico e libero Caladea).

Ci sono poi due funzionalità di LibreOffice che vengono in aiuto: la tabella di sostituzione delle font e la ricerca per formato.

Tabella di sostituzione delle font

Accedendo alle opzioni di LibreOffice, sezione LibreOffice – Tipi di carattere, è possibile impostare una tabella di sostituzione dei tipi di carattere (font). In questo modo LibreOffice effettuerà automaticamente la sostituzione di determinate font con quelle che avremo specificato. C’è la possibilità di far sostituire le font solo se quelle da sostituire non sono installate sul sistema oppure sempre; inoltre si può specificare se la sostituzione debba avvenire solo su schermo o anche in fase di stampa.

Dato che noi desideriamo rimuovere dai documenti i font proprietari Calibri e Cambria, che in base alla licenza d’uso non possono essere utilizzati fuori da Office, nell’installazione di LibreOffice che troverai sulla tua postazione di lavoro, la tabella di sostituzione dei tipi di carattere è già preimpostata per sostituire le due font proprietarie citate sopra rispettivamente con le font isometriche (ovvero con le stesse dimensioni, in modo da mantenere l’aspetto dei documenti) Carlito e Caladea. Tuttavia di seguito indichiamo la procedura da seguire, così potrai autonomamente impostare un comportamento analogo altrove.

Occorre scrivere o selezionare nel primo campo il nome della font da sostituire (nota che la tendina mostra solo le font installate sul sistema) e indicare nel secondo la corrispondente font in sostituzione, selezionando ‘Sempre’ e lasciando vuota la spunta su ‘Solo schermo’; l’aggiunta alla tabella di sostituzione viene effettuata cliccando il bottone di spunta verde sulla destra. Si può ripetere il procedimento se ci sono altre font da sostituire e quando la tabella mostra le informazioni di sostituzione desiderate fare clic sul pulsante ‘OK’.

Ricerca per formato

Per rimuovere un tipo di carattere non desiderato possiamo utilizzare un altro strumento messo a disposizione da LibreOffice: la ricerca per formato. Dal menù Modifica – Trova e sostituisci – Formato… selezioniamo la famiglia di caratteri desiderata, facciamo clic su ‘OK’ e su ‘Trova successivo’ oppure ‘Trova tutto’. Naturalmente sarà conveniente identificare uno stile di paragrafo opportuno e modificare la definizione dello stile stesso in modo da utilizzare la famiglia di caratteri desiderata.

Sostituzione dei comandi di campo

Rilevare quali comandi di campo vengono utilizzati e, ove necessario, sostituirli con i corrispondenti oppure con proprietà personalizzate del documento.