La Difesa adotta ufficialmente il formato ODF
Il Ministero della Difesa ha pubblicato sul suo sito internet il documento che definisce i formati di scambio di documenti in formato elettronico ammessi. Esso ha carattere di direttiva e illustra in modo chiaro le motivazioni che hanno indotto la Difesa ad adottare formati standard aperti per i documenti elettronici e software open source per la loro gestione.
La stesura di un documento del genere è un passaggio fondamentale per una Pubblica Amministrazione poiché permette di fare ordine nel caos dei formati semplificando l’attività lavorativa e eliminando costi di gestione quasi sempre nascosti ma significativi.
In particolare, viene evidenziato il concetto di interoperabilità, necessario per l’interscambio di informazioni all’interno dell’ente, dell’intera Pubblica Amministrazione e con il cittadino e ricordato che la base per una gestione dematerializzata, con valore legale, dei documenti afferenti i procedimenti amministrativi è stata fornita dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), insieme a vari decreti attuativi emanati nel tempo.
Se l’indipendenza dalle piattaforme tecnologiche lascia la possibilità di scegliere quale piattaforma utilizzare a salvaguardia degli investimenti effettuati, un altro aspetto fondamentale che deve avere un documento in formato elettronico è mantenere la propria validità nel tempo. È quindi fondamentale che un documento informatico non contenga macroistruzioni, codici eseguibili o altri elementi, tali da attivare funzionalità che possano modificarlo dopo la sua validazione legale avvenuta attraverso un processo certificato.
Inoltre, è necessario scegliere i formati che possano garantire la leggibilità del documento informatico nel corso del tempo, tenendo conto delle loro caratteristiche di apertura, sicurezza, portabilità, funzionalità, supporto allo sviluppo, diffusione, oltre alla capacità di occupare il minor spazio possibile in fase di memorizzazione e la possibilità di gestire il maggior numero di metadati.
Il documento esamina quindi ciascuna di tali caratteristiche dei formati evidenziando l’importanza dei formati aperti e degli organismi di controllo degli standard che, fornendo una specifica pubblica, permettono di di svincolarsi dai singoli produttori di software consentendo di sostituire il software laddove il produttore del sistema dovesse ritirarsi dal mercato, incrementare i costi per l’acquisto di licenze di utilizzo, modificare il software o i termini di licenza in modo meno favorevole per l’utenza.
Non vengono tralasciati l’importanza di utilizzare font standard, aspetti legati all’uso della codifica ASCII dei caratteri, le buone regole sul file naming.
Infine, viene fornita la tabella con i formati ammessi in ingresso e in uscita per le varie tipologie di documento.