I risultati dell’indagine sottoposta a diversi organismi esterni a regione dimostrano che l’adozione del formato standard ODF è possibile

Come abbiamo già discusso in altri articoli e sezioni del sito, uno degli obiettivi del progetto LibreValledAosta è l’adozione del formato documentale ODF: standard, sicuro, riconosciuto da organismi internazionali e adottato da un numero sempre maggiore di governi in tutto il mondo, l’unico in grado di garantire una interoperabilità vera tra differenti software di produttività personale e quindi di liberare l’amministrazione dalla dipendenza da un singolo fornitore.

Nella fase di raccolta dati mirata ad approfondire l’analisi della situazione attuale, il Dipartimento Politiche strutturali e affari europei della Regione – che era stato incluso nel gruppo pilota proprio per la significatività dell’interscambio informativo verso l’esterno – ha chiesto che venisse predisposto, a margine della raccolta dati interna all’amministrazione regionale, un sondaggio online da sottoporre a un campione degli Organismi ed Enti esterni con cui la regione scambia documenti per valutare quali avrebbero potute essere le criticità legate all’adozione di formati standard in luogo dei formati proprietari attualmente in uso.

Il sondaggio è stato realizzato e sottoposto  a una selezione di enti tra quelli con cui l’amministrazione, in particolare l’Ufficio di rappresentanza a Bruxelles della Regione Autonoma Valle d’Aosta, colloquia più frequentemente: Regioni italiane, alcune Strutture della Commissione europea, Regioni transfrontaliere, Organismi italiani ed europei, Ministeri italiani ed esteri.

Il questionario sottoposto presentava il breve testo introduttivo riportato sotto e poi chiedeva se l’ente accettava in ingresso documenti nei formati standard ODF, PDF o CSV; quali eventuali altri formati fossero ammessi in ingresso e se chi compilava il questionario fosse a conoscenza di analoghi percorsi di migrazione verso l’adozione di formati standard e software Open Source intrapresi dall’ente stesso.

Nella consapevolezza che gli standard aperti rappresentano la base per l’interoperabilità, tra le persone e tra gli enti, e costituiscono il presupposto di una società aperta e libera consentendo libertà di scelta tra piattaforme e differenti soluzioni software, questa Amministrazione ha intrapreso, sin dal 2016, un percorso di migrazione verso l’adozione del formato standard ODF (Open Document Format) per i documenti.

ODF è un formato standard riconosciuto da OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) e da ISO (International Standards Organization), aperto e leggibile da oltre 130 software, tra cui LibreOffice e MS Office a partire dalla versione 2007 (benché il formato ODF sia pienamente supportato solo a partire dalla versione 2016). ODF costituisce già lo standard documentale di riferimento per diversi enti e pubbliche amministrazioni tra cui la NATO e in Europa: Regno Unito, Croazia, Finlandia, Olanda, Norvegia, Portogallo. Diversi altri paesi europei impongono, invece, alle pubbliche amministrazioni di accettare in ‘entrata’ documenti nel formato ODF, tra questi: Belgio, Danimarca, Francia, Germania, Slovacchia, Svizzera.

La migrazione a LibreOffice e al formato ODF persegue da una parte l’obiettivo di permettere il risparmio di risorse pubbliche svincolando l’amministrazione dalla dipendenza da un unico fornitore e dall’altra quello di adottare un formato documentale standard, sicuro, per cui esiste una specifica che garantisce la possibilità di accedere ai documenti nel tempo, indipendentemente dal software utilizzato.

In previsione della migrazione del software di produttività individuale a LibreOffice e al formato standard ODF, con questo questionario si intende valutare l’effettiva capacità ‘ricettiva’, degli enti con i quali l’Amministrazione regionale dialoga, nei confronti del formato ODF.

Grazie per l’attenzione.

Il Team Librevda

Per maggiori informazioni si rimanda agli articoli in italiano:
https://www.slideshare.net/italovignoli/introduzione-a-open-document-format
http://www.librevda.it/category/odf/

e in inglese:
http://www.opendocumentformat.org/
https://www.gov.uk/guidance/open-document-format-odf-guidance-for-uk-government

Il questionario, che è rimasto aperto nelle due settimane a cavallo tra novembre e dicembre ha avuto un buon riscontro, raccogliendo 56 risposte; gli enti che hanno risposto costituiscono un campione che consideriamo rappresentativo.

Nonostante attualmente i formati principali con cui vengono scambiati i documenti siano i diversi formati prodotti dalle varie versioni di MS Office, è confortante che 54 enti e strutture su 56 che hanno risposto al questionario, ovvero più del 96% dei rispondenti, abbiano risposto che formati documentali standard quali ODF, PDF e CSV sono ammessi in ingresso.

Analizzando gli altri formati ammessi indicati è positivo vedere che il formato RTF, che molti ancora considerano essere un’alternativa ai formati proprietari, è accettato solo da circa la metà dei rispondenti. Il formato RTF, infatti, è il meno indicato per l’interoperabilità poiché non è uno standard e la sua specifica (e di conseguenza la formattazione di uno stesso documento) cambia all’uscita di ogni nuova versione di MS Office.

Per quanto a conoscenza di chi a compilato i questionari, infine, un discreto numero di enti hanno intrapreso o hanno intenzione di intraprendere a loro volta un percorso di migrazione verso software Open Source (circa il 12% dei rispondenti, 7 enti) e/o verso la piena adozione di formati standard (2 enti). Soltanto in un caso viene segnalato che nel 2010 era stato avviato un tentativo di migrazione poi abbandonato.Tra quelli che non sono a conoscenza di decisioni ufficiali in merito a percorsi di migrazione, alcuni segnalano che software Open Source, e in particolare LibreOffice, sono già utilizzati su alcune postazioni della loro rete informatica mentre altri rilevano che sarebbe utile disporre di linee guida per invitare gli enti a intraprendere migrazioni di questo tipo.