Conclusa analisi approfondita con la collaborazione degli utenti

A partire dalla seconda metà di Novembre sino a fine Dicembre 2017 sono stati sottoposti a tutti gli utenti regionali i questionari che erano stati precedentemente compilati dalle strutture pilota, volti a individuare nel dettaglio la tipologia e il numero delle eventuali “criticità” a livello applicativo e documentale.

I dati raccolti grazie alla collaborazione degli utenti sono successivamente stati analizzati, classificati e validati ricontattando gran parte delle persone che avevano risposto ai questionari e confrontandosi con i principali referenti indicati. Infine, i dati sono stati integrati con quelli già noti alla Struttura Sistemi Informativi e Tecnologici poiché riferiti ad applicazioni gestite da In.Va.

Come spiegato contestualmente alla richiesta di compilazione dei questionari, per software critico si intende quello che richiede di avere MS Office installato per poter funzionare; In questa categoria rientrano anche i programmi sviluppati dai singoli utenti con MS Access. Per documento critico si intende in generale un documento che si trova in rete e che viene condiviso da più utenti oppure un documento che impatta sui flussi di interscambio con enti esterni (ad esempio file forniti da Ministeri/UE che non possano essere compilati e restituiti nei formati standard PDF, CSV, TXT o ODF).

Agli utenti è stato fornito l’elenco delle applicazioni sviluppate in MS Access e gestite da In.Va, per permettere loro di individuare le applicazioni non ancora conosciute dalla struttura Sistemi Informativi e Tecnologici che attualmente richiedono MS Office.

L’attività è stata svolta con il supporto dei referenti individuati dai coordinatori dei dipartimenti, dei referenti informatici di In.Va. e del gruppo di coordinamento del progetto.

L’analisi compiuta ha lo scopo di evidenziare i documenti e le applicazioni critiche in rapporto alla necessità di avere MS Office installato sulle postazioni di lavoro in modo da valutare in modo più approfondito rispetto allo studio di fattibilità l’impatto della migrazione a LibreOffice.

In particolare, sono stati affrontati i seguenti aspetti:

  • ripulitura dei dati raccolti per escludere le applicazioni che non interagiscono con Office o corrispondono ad applicazioni note;
  • censimento della applicazioni non conosciute perché sviluppate internamente agli uffici o acquisite dall’esterno (ad esempio: Ministeri, UE);
  • individuazione delle applicazioni che possono funzionare senza richiedere che sia installato MS Access;
  • individuazione approssimativa del numero di postazioni su cui dovrà essere mantenuta l’attuale suite di produttività personale.

Analisi delle criticità applicative

Prima di discutere i risultati del sondaggio,ricordiamo che Access è la componente della suite Office Professional che permette di gestire piccole basi dati e che permette di scrivere vere e proprie applicazioni composte da maschere per l’inserimento di dati, interrogazioni e funzioni di reportistica per la visualizzazione/stampa dei risultati. Come detto poco sopra, uno degli obiettivi dell’analisi approfondita era quello di individuare le applicazioni Access non ancora note alla Struttura Sistemi Informativi e a In.Va. in modo da valutare meglio quale possa essere l’impatto della migrazione a LibreOffice e se il numero di licenze Access possa essere ridotto.

Microsoft vende la componente Access insieme al pacchetto Office Professional ma distribuisce anche gratuitamente un software detto Access Runtime che consente di eseguire (non di modificare) le applicazioni sviluppate in Access.

Attualmente, gli utilizzi del programma Access da parte degli utenti possono essere motivati dalla necessità di creare/modificare/mantenere applicazioni scritte in Access (quindi creare e modificare maschere, interrogazioni, report) oppure di eseguire tali applicazioni. In quest’ultimo caso però Access potrebbe essere sostituito da Access Runtime con vari benefici:

  • individuazione chiara delle persone che possono creare/modificare le applicazioni,
  • riduzione dei costi, potendo ridurre il numero di licenze di Access in funzione delle necessità effettive degli utenti, senza per altro interferire con l’operatività di chi deve soltanto utilizzare le applicazioni,
  • possibilità di sostituire del tutto Office con una suite di produttività personale Open Source, svincolando l’amministrazione regionale dalla dipendenza da un unico fornitore.

Prima della raccolta dati effettuata mediante i questionari le applicazioni note erano poco meno di 90; tali applicazioni, generalmente mantenute da In.Va., impattano su poco più di 200 postazioni lavorative. Più della metà di tali applicazioni (50) non richiedono alcun adeguamento per essere utilizzate in presenza di Access Runtime (ovvero senza MS Access installato); le altre, che impattano su un centinaio di postazioni di lavoro, necessitano una verifica più approfondita e/o di qualche adeguamento per poter funzionare senza far uso di MS Office.

Mediante i questionari, 60 utenti hanno individuato poco più di 80 nuove applicazioni che sono in qualche modo collegate alla presenza di MS Office. Per 79 di queste gli utenti o i referenti delle applicazioni stesse sono stati ricontattati per comprendere meglio quali fossero le criticità.

Ciò che è emerso è che, generalmente, soltanto una o due persone all’interno degli uffici hanno la necessità e la competenza per modificare tali applicazioni, mentre i colleghi si limitano a visualizzare i dati e utilizzare le maschere e le interrogazioni predisposte.

Una piccola parte di tali applicazioni sono semplici basi di dati, possibilmente condivise, che sarebbe opportuno caricare su un database relazionale centralizzato ospitato nel datacenter regionale ed eventualmente rendere disponibili anche mediante applicazioni web.

Considerando l’insieme di tutte le applicazioni che interagiscono con Office possiamo identificare quelle che possono funzionare con Access Runtime senza richiedere che il pacchetto Office sia installato sul pc dell’utente, quelle che necessitano che sul pc tale pacchetto sia installato poiché effettuano delle chiamate ai programmi Word o Excel per produrre determinati documenti o comunque fanno riferimento a funzioni specifiche di Office o a documenti nel formato proprietario e le applicazioni web che magari producono e/o importano documenti nel formato proprietario.

I grafici sotto riportati evidenziano quali sono le interazioni con MS Office e qual è l’origine del software.

La figura evidenzia che la maggior parte degli applicativi individuati dagli utenti sono pure basi dati o applicazioni MS Access e solo una piccola frazione presenta interazioni con MS Excel, tipicamente per esportare/importare dati tabellari e/o con MS Word, per produrre documenti testuali.

La maggior parte di tali applicazioni sono gestite da In.Va. oppure sono state sviluppate e sono gestite internamente ai vari uffici ma in questo caso, come detto precedentemente, da un numero limitato di utenti “avanzati”. Solo una piccola frazione è stata acquisita dall’esterno.

Tra le applicazioni Access, 120 possono funzionare con Access runtime mentre in 45 casi la componente Access di Office è necessaria per svolgere l’attività indicata, sino a quando non si proceda a una revisione applicativa; 9 sono applicazioni web; in 7 casi il dato non è al momento disponibile.

Segnaliamo anche che alcune applicazioni Access utilizzano basi dati residenti su db centrale SQL Server oppure Oracle, tuttavia non presentano problemi nel funzionare con Access runtime dato che generalmente l’utente non necessita di modificare la struttura dell’applicazione; anzi, è considerato un valore aggiunto il fatto che l’applicazione possa essere gestita dalla struttura SIT.

Considerando le esigenze espresse dagli utenti che hanno la necessità di modificare le applicazioni, le licenze per Access potrebbero essere ridotte dalle 700 attuali a circa 250 ovvero circa il 10% del totale delle postazioni regionali.Questi numeri sono compatibili con le indicazioni di progetto che prevedono di lasciare MS Office installato su un 10% dei desktop regionali.

Gestione delle criticità applicative

La metodologia con cui si prevede di gestire queste situazioni è mantenere Access installato sulle postazioni degli utenti che hanno bisogno di accedere agli strumenti di sviluppo per creare e modificare le applicazioni; negli altri casi verranno create delle postazioni condivise su cui spostare le applicazioni che interagiscono con Office e non possono funzionare con il solo Access Runtime. Ciò consentirà di disinstallare la suite di produttività proprietaria dal maggior numero possibile di postazioni e tuttavia permettere agli utenti di continuare a utilizzare MS Office ove strettamente necessario per gestire applicazioni e documenti specifici che in una prima fase sarebbe troppo costoso o difficile convertire.

Nel caso di alcune applicazioni potrebbe essere conveniente sin da subito effettuare semplici modifiche in modo da aggiungere delle maschere che permettano di personalizzare i valori di determinate interrogazioni, permettendo così il passaggio a Access runtime e semplificando quindi la gestione/manutenzione dell’applicazione stessa.

In una fase successiva sarà possibile prendere in considerazione più da vicino le applicazioni che hanno ancora bisogno di Office per valutare se sia conveniente adeguarle oppure no: laddove esse interagiscono con una base dati sarebbe opportuno spostare quest’ultima su un database Open Source (quale ad esempio PostgreSQL oppure MariaDB) ospitato presso il datacenter regionale; nei casi in cui vengono prodotti fogli di calcolo occorrerà valutare, ove non sia già così, la possibilità di esportare i dati in un formato standard, tipo CSV (comma separated values ovvero file di testo in cui in ogni riga i dati da caricare in colonne successive sono separati da virgola); infine, là ove vengono prodotti documenti di testo occorrerà possibilmente generare il risultato in formato ODF (nello specifico caso produrre file con estensione odt).

Analisi delle criticità documentali

30 utenti hanno individuato 56 documenti critici. Di questi, circa la metà sono semplici documenti di testo o fogli di calcolo senza particolari criticità mentre le altre necessitano un’analisi più approfondita per verificare come possano essere convertiti in ODF. Soltanto 6 sono scambiati con enti esterni a Regione.I due terzi di tali documenti sono utilizzati da un solo o da pochi utenti.

La maggior parte dei documenti considerati critici sono fogli di calcolo (40), solo 7 sono testi mentre non ci sono presentazioni. Nella categoria ‘Altro’ rientrano alcune basi di dati MS Access (5) e qualche modello di documento.Le principali criticità individuate sono visualizzate nel grafico seguente.Si tratta prevalentemente di macro che, ricordiamo, sono uno strumento di lock-in che vincola l’amministrazione all’adozione di un formato non standard. Le macro vengono considerate delle ‘mine vaganti’ poiché sono difficili da mantenere, scritte in un linguaggio sviluppato negli anni ’70 e quindi ormai obsoleto, gestite al di fuori degli standard che caratterizzano i programmi commissionati dalla struttura Sistemi Informativi, spesso non documentate. Inoltre le macro costituiscono un pericolo per la sicurezza e sono veicolo per la propagazione di virus e malware.

Gestione delle criticità documentali

Le macro, progressivamente, dovrebbero essere eliminate dai documenti per permettere l’adozione di formati standard e migliorare l’interoperabilità e la sicurezza.

Generalmente, i problemi più facilmente risolvibili sono legati alla formattazione, ai grafici, all’utilizzo delle funzioni e dei riferimenti mentre quelli più impegnativi sono legati alla presenza di macro, filtri, controlli e tabelle pivot.

Si ritiene che sarà necessario un impegno maggiore per la conversione di documenti che presentano, eventualmente associate, caratteristiche quali:

  • presenza di macro,
  • controlli di formulario,
  • presenza di particolari funzionalità di selezione dei dati,
  • tabelle pivot collegate a dati esterni,
  • scambio con enti esterni
  • file protetti

I documenti protetti sono generalmente forniti da enti esterni all’amministrazione regionale. In questi casi occorrerà richiedere all’ente esterno la possibilità di utilizzare un formato differente. Ove ciò non fosse possibile si prevede di gestire tali documenti su postazioni condivise su cui mantenere MS Office installato.

Negli altri casi, sulla base delle informazioni raccolte, si presume che il documento possa essere convertito al formato ODF senza troppe difficoltà.

In soli 9 casi si evidenzia un contrasto tra il criterio sopra esposto e l’indicazione data dall’utente in merito alla difficoltà di conversione al formato ODF: si tratta principalmente di documenti Word (e quindi di problematiche legate alla formattazione del testo, che possono essere facilmente risolte dagli utenti formati) oppure di eccesso di prudenza (in genere dichiarato) che ha portato gli utenti a rispondere che il documento non poteva essere convertito non per ragioni specifiche ma per mancanza di conoscenza del nuovo software di produttività.

Così come proposto per le applicazioni, anche per i documenti il suggerimento è, in una prima fase, lasciare Office installato agli utenti che hanno strettamente bisogno, nella loro operatività quotidiana, di elaborare documenti che in prima battuta non si desidera o non si ritiene opportuno convertire e predisporre, ove necessario, un numero limitato di postazioni condivise (accessibili eventualmente anche da remoto) che possano essere utilizzate dagli utenti che hanno bisogno di elaborare tale tipologia di documenti occasionalmente.

Gli obiettivi, che sembrano raggiungibili sulla base dei dati raccolti, sono ridurre le licenze Office a un decimo del numero attuale ovvero passare da 2500 a 250 e adottare formati standard per i documenti (PDF per i documenti non modificabili, ODF per i documenti modificabili, CSV per tabelle di dati).

In modo simile a quanto è stato fatto da altre Pubbliche Amministrazioni, il passaggio ai formati standard dovrà essere accompagnato da un documento di specifica dei formati che l’Amministrazione accetta in entrata e produce in uscita con indicazione delle estensioni dei file che devono essere utilizzati per le varie tipologie di documento.

Conclusioni

Informazioni più dettagliate sulle singole applicazioni e documenti utilizzati nelle varie strutture sono stati consegnati alla Struttura Sistemi Informativi e Tecnologici.

In generale, la migrazione a LibreOffice e al formato standard ODF è ritenuta fattibile e conveniente, confermando tutte le considerazioni già espresse nello studio di fattibilità.